行政通 TaskFlow-用 AI 打造你的智慧公文與任務整合工作台

 

行政通 TaskFlow

用 AI 打造你的智慧公文與任務整合工作台

GAS + HTMLGemini AIOCR 辨識Google Drive

Made by 阿剛老師

一、這套工具的由來

在學校擔任行政工作這些年，我深深體會到一件事：公文管理是行政人員最耗時、最容易出錯的日常。 每天收文、分文、追蹤辦理期限、結案歸檔，一套流程下來往往耗掉大半天。更要命的是，公文散落在各個資料夾、 各台電腦裡，要查某件公文的辦理進度，得開好幾個視窗來回切換。

我一直在想：能不能用 AI 幫忙自動解析公文內容，再把所有待辦事項整理成一個一目了然的工作台？ 於是我開始結合 Google Apps Script、Google 試算表、Google Drive，以及 Gemini 大語言模型， 花了一整天的時間請AI完成了這套「行政通 TaskFlow」。

它的核心理念很簡單：上傳一份公文 PDF 或截圖，AI 幫你自動抓出發文單位、文號、辦理期限與重點摘要， 再自動同步到雲端試算表和 Google Drive，只要開一個網頁就能掌握全部公文的辦理進度。

二、核心功能亮點

🤖

AI 智慧公文解析

支援 Gemini 大模型或本機免 Key OCR，自動提取主旨、文號、期限與摘要

📄

PDF / 圖片雙軌辨識

PDF.js 提取文字層 + Tesseract.js 繁體中文 OCR，掃描檔也能辨識

🚨

到期預警看板

紅黃綠三色預警，自訂天數範圍，一眼掌握即將到期的公文

☁️

雲端同步

Google 試算表 + Drive 雙同步，公文原檔自動備份至雲端硬碟

📦

批次上傳

一次上傳最多 5 個公文檔案，分頁編輯後一次性存檔

📊

報表匯出

匯出 Excel / CSV 處室週報，JSON 完整備份，輕鬆跨電腦移轉

🔗

資料夾路徑追蹤

記錄本機工作資料夾路徑，一鍵複製貼上 Win+R 快速開啟

📱

分享與 QR Code

一鍵產生分享連結與 QR Code，處室同仁掃碼即用

三、進階設定（選填）

🔑 Gemini API Key：若你有 Google Gemini API Key，可在設定中填入， 開啟 Gemini 2.5 Flash 大語言模型的高階公文結構化分析能力。即使不填入 Key， 系統也能透過免 Key 代理通道或本機 Tesseract OCR 正常運作。

⚡ 本機分析模式：在設定中可切換為「強制僅使用本機規則引擎」， 所有分析完全在瀏覽器前端完成，資料不會傳送至雲端 AI。

四、立即體驗

下方嵌入了行政通 TaskFlow 的下載頁面，你可以直接在這裡按步驟建置並下載自己專用的html，並佈署到gemini canvas上使用：

結語

行政通 TaskFlow 是我從日常行政痛點出發，結合 GAS 與 AI 技術打造的實用工具。 它不只是一套公文管理系統，更是一個讓行政工作從「人工追蹤」升級為「智慧管理」的起點。

如果你也是學校行政人員，或者對 GAS + AI 的應用有興趣，歡迎試試看這套工具。 有任何問題或建議，也歡迎到我的部落格留言交流！