📖軟體由來
每個學期，學校的行政工作總少不了「經費支出明細表」的填報。從戶外教學、畢業旅行、校慶活動到社團補助，每一筆支出都需要詳實記錄，層層核章。傳統的做法不外乎用 Word 或 Excel 手動排版，每次都要重新調整格式、對齊欄位、計算總計，遇到多人需要同時填報時，更是衍生出無數個版本的檔案，最後搞得誰也不確定哪個才是最新的。
為了徹底解決這些痛點，我用 GAS（Google Apps Script）搭配 HTML 打造了一套「經費支出明細表管理工具」。它不只是一個表單生成器，而是一個完整的多人協作工作台：支援帳號登入、雲端自動備份、一鍵匯出 Word 文件、列印即用的核章欄位，讓經費核銷從「痛苦的行政負擔」變成「幾分鐘就能搞定的事」。
⚡核心功能總覽
這個工具整合了經費明細表從建立到核銷的完整流程：
🎯實際應用場景
🏫 學校行政：經費核銷不再痛苦
每學期的戶外教學、畢業旅行、校慶活動，都需要填報經費支出明細表。以前用 Word 手動排版，每次都要重新調整表格格式、計算總計、對齊欄位。現在只要登入系統，選擇「開新支出明細」，輸入標題（如「115學年度畢業旅行經費支出明細表」），接著逐筆輸入項目、單位、單價、數量，系統自動計算合計與總計，就這麼簡單。
更方便的是，核章欄位（承辦人、主計、校長）可以自由修改名稱，不同學校的組織編制不同，彈性調整完全沒問題。完成後直接點「📄 下載 docx」，產出的 Word 文件就是標準的 A4 直式格式，標楷體排版，直接拿去列印就能簽核。
👥 多人協作：各做各的，互不干擾
這套工具最大的特色就是「多人 Web App」。每位老師都有自己獨立的帳號，登入後只能看到自己建立的明細表，資料完全隔離。管理者则可以透過後台查看全校所有人的經費明細，需要審閱他人資料時，系統會自動切換到唯讀審閱模式，只能檢視、下載或列印，無法修改，確保資料安全。
管理者還可以批次匯入帳號名單，一次建立全校老師的帳號，不需要逐一設定。開放自主註冊時，還能設定 4 位數驗證碼，防止外人隨意加入。
☁️ 雲端備份：換電腦也不怕
所有資料每 30 秒自動同步到 Google 試算表，就算換了一台電腦、甚至換了瀏覽器，只要打開同一個網址登入，所有明細表就會自動載回來。再也不用擔心「上次做的那份明細表存在哪台電腦」的問題。
系統還提供 JSON 匯出功能，可以完整備份所有明細表資料，或是選擇性地部份匯出。需要搬到另一個帳號時，直接匯入 JSON 檔案即可，完全無痛遷移。
🧮 經費控管：剩餘經費一目瞭然
輸入核定的總經費金額，系統自動計算已支出金額與剩餘經費。在活動執行過程中，隨時可以掌握預算執行情況，避免超支。還能「勾選項目獨立加總」，只計算特定項目的花費，方便做分類統計。
📊與傳統方式的比較
🔧使用教學：從零開始
🚀 部署步驟（GAS + HTML 一鍵佈署）
- 點擊上方按鈕，將試算表建立副本到自己的 Google 雲端硬碟。
- 在自己的副本中，點擊「擴充功能」→「Apps Script」開啟指令碼編輯器。
- 將
Code.gs的內容完全覆蓋原本的程式碼。 - 在左側檔案列表中新增 HTML 檔案（命名為
Index），貼入前端程式碼。 - 首次執行：在上方工具列選擇
doGet函式，點擊「執行」並通過權限審核。 - 點擊右上角「部署」→「新增部署」。
- 選擇類型為「網頁應用程式」。
- 執行身分：選擇「我 (Me)」（重要！）
- 誰可以存取：選擇「任何人 (Anyone)」（重要！）
- 點擊「部署」，複製產生的網址，這就是你的工具網址。
⚠️ 首次部署後，若要更新程式碼，需在「新增部署」時選擇「新版本」，才能讓修改生效。
💡 系統首次開啟時，會自動跳出身分初始化畫面，請設定管理者密碼。之後所有使用者即可透過下拉選單選擇帳號登入。
📌 日常操作流程
- 登入系統：從下拉選單選擇自己的帳號，輸入密碼登入。
- 建立明細表：點擊「➕ 開新支出明細」，輸入標題名稱。
- 輸入項目：逐筆輸入支出項目的名稱、單位、單價、數量，系統自動計算合計。
- 自動儲存：系統每 30 秒自動備份至雲端，也可手動點「💾 手動儲存」。
- 調整順序：直接拖曳表格中的列，即可調整項目順序。
- 修改核章：點擊「✍️ 修改核章區」，自訂承辦人、主計、校長的名稱。
- 匯出列印：點擊「📄 下載 docx」取得 Word 文件，或「🖨️ 列印」直接列印。
⚙️ 進階功能推薦
- 計算剩餘經費：輸入核定總經費，系統自動算出還剩多少可以用。
- 選取加總：勾選特定項目，只計算勾選項目的金額小計。
- 卡片色彩標記：在明細表清單上按右鍵，可自訂卡片背景顏色，方便分類。
- 管理者後台：Admin 帳號可批次匯入帳號、查看全校所有人的明細表、遠端列印。
- JSON 備份：左下角「📦 檔案工具」可匯出/匯入 JSON，完整備份所有資料。
- 隨機換背景：點擊「🎨 換背景」按鈕，切換不同的淡色系漸層主題。
💡技術亮點
這個工具在技術上使用了以下技術：
Google Apps Script HTML5 Tailwind CSS JavaScript Google Sheets API docx.js CacheService Noto Sans TC
前端使用 Tailwind CSS CDN 快速打造響應式介面，搭配 docx.js 在瀏覽器端直接生成 Word 文件，完全不需要伺服器轉換。後端使用 GAS 的 CacheService 管理 Session Token，確保 6 小時內的登入狀態有效，兼顧安全與效能。
資料儲存採用「同標題覆蓋機制」，同一個使用者對同標題的明細表永遠只保留最新版本，避免試算表中堆積大量重複紀錄。密碼欄位強制設為純文字格式，確保「01」不會被 Google 試算表自動轉成數字「1」。
🤝結語
經費核銷是學校行政中不可或缺的一環，但它不應該成為老師們的負擔。我希望透過這個工具，讓每一位老師都能在幾分鐘內完成一份格式正確、內容完整的經費支出明細表，把省下來的時間留給更重要的教學工作。
程式碼完全開放，大家都可以依照自己學校的需求修改調整。如果你在使用上有任何問題或建議，歡迎留言告訴我。
